À quoi le logiciel se relie, et comment

Vous reliez votre compte Stripe depuis les réglages, ou vous le créez en quelques minutes guidé pas à pas. Dès lors, chaque facture et chaque réservation payable en ligne porte un lien de paiement par carte qui ne règle qu'elle. Le montant est versé directement sur votre compte Stripe : esthéJob ne détient jamais les fonds et ne prélève aucune commission.

• Un jeton par facture : le lien de paiement envoyé à l'indépendant ne paie que cette facture et n'ouvre rien d'autre.
• Rapprochement quotidien : chaque matin, le logiciel vérifie que les paiements reçus chez Stripe correspondent aux factures, et signale l'écart s'il y en a un.
• Le paiement en ligne reste facultatif : virement, chèque ou espèces se saisissent à la main, la facture passe « réglée » de la même façon.

Pour aller plus loin : le paiement en ligne dans un coworking beauté.

Les factures mensuelles sont calculées aux séances réelles, numérotées sans trou, puis archivées au format Factur-X : un PDF lisible qui embarque les données structurées en XML, le format retenu pour la facturation électronique entre entreprises. Une facture émise ne se modifie ni ne se supprime ; elle s'annule par un avoir.

• Télécharger mes factures : une facture seule, ou un ZIP de toutes les factures archivées, PDF et XML compris.
• Journal des ventes en CSV : la même liste que celle de la page des factures, avec vos filtres (période, indépendant, état), prête pour un tableur ou un logiciel comptable.
• Envoi mensuel à la comptabilité : si vous l'activez, le 1er de chaque mois votre comptable reçoit par e-mail le ZIP « PDF + journal » du mois écoulé, sans que vous ayez rien à faire.
• Relances : une facture en retard déclenche une relance automatique à l'indépendant ; vous voyez d'un coup d'œil ce qui est réglé, en attente ou en retard.

Pour aller plus loin : automatiser la facturation mensuelle et relancer les impayés.

Vous n'avez pas à ouvrir le logiciel pour savoir qui travaille demain. Deux flux au format .ics, lu par Google Agenda, Outlook et le calendrier d'Apple :

• Le flux de l'établissement, pour le gérant : tout le planning à venir — toutes les cabines, tous les indépendants, les blocages (ménage, fermeture, travaux). En lecture seule, par un lien d'abonnement qui n'expire pas.
• Le fichier de chaque indépendant : ses créneaux à lui, à télécharger depuis son portail. Une occurrence annulée dans une série récurrente disparaît aussi de son calendrier.

Le planning du logiciel reste la source : on ne modifie pas une réservation depuis Google Agenda, on la modifie dans le logiciel et l'agenda suit.

• Rappels de créneaux et de rendez-vous aux indépendants.
• Alertes de documents : une RC Pro qui expire dans 30 jours, puis dans 7, prévient l'indépendant et le gérant ; le document à jour se dépose depuis le portail.
• Relances de factures en retard, et récapitulatif mensuel au gérant le 1er du mois.
• Contrats et liens de portail envoyés aux deux parties à la création.

Pour aller plus loin : les alertes d'expiration et l'obligation de vigilance.

Chaque établissement équipé a une page publique de réservation : ses espaces, leurs photos, leurs tarifs, leurs disponibilités en direct. L'annuaire esthéJob — plus de 220 coworkings, instituts et salons, des pages par ville et par métier — renvoie vers cette page : les indépendants qui cherchent un espace vous trouvent et demandent un créneau, sans que vous ayez à les chercher.

Pour aller plus loin : référencer son coworking beauté dans l'annuaire.

• Connexion directe à un logiciel comptable : c'est l'export CSV et le ZIP mensuel qui font le lien.
• Serrure connectée, badge, QR code : aucun pilotage d'accès ; d'autres logiciels le proposent, nous le disons dans le comparatif.
• API publique et écriture depuis Google Agenda : le planning se modifie dans le logiciel, les calendriers le lisent.
• Prélèvement SEPA automatique : le paiement en ligne se fait par carte ; le virement se saisit à la main.

Si l'un de ces points conditionne votre choix, dites-le-nous : les prochaines intégrations se décident avec les établissements équipés.