Tout ce que fait le logiciel, fonction par fonction

Chaque espace a son nom, sa couleur, sa photo, sa description et ses tarifs — communs à l'établissement ou propres à l'espace — ainsi que ses horaires d'exception (fermeture, ménage, travaux). Le planning montre qui vient quand, par espace et par jour.

• Réservations ponctuelles ou récurrentes : « tous les mardis et jeudis, 9 h–18 h » se saisit une fois ; une occurrence s'annule seule, comme dans un agenda, sans casser la série.
• Conflits détectés avant la validation : deux indépendants ne peuvent pas réserver la même cabine au même moment, y compris à travers une récurrence.
• Calendrier .ics : chaque indépendant reçoit ses créneaux dans son propre agenda (iPhone, Google, Outlook).

Pour aller plus loin : Abonnement ou réservation flexible : quel modèle ?.

Un contrat relie le gérant et chaque indépendant : les créneaux, le prix, le mode de paiement, les conditions. Le récapitulatif part par e-mail aux deux parties. Les formules sont libres : à l'heure, à la demi-journée, à la journée, au mois, en abonnement, en pack d'heures prépayé, avec ou sans code promotionnel. Les crédits d'un pack se consomment réservation après réservation, visibles par l'indépendant.

Un indépendant qui travaille dans plusieurs espaces équipés d'esthéJob Cowork garde un profil unique : ses documents sont déposés une fois et valent partout.

Pour aller plus loin : Contrat type entre coworking beauté et indépendante.

À la fin du mois, le logiciel compte les séances réellement maintenues de chaque indépendant sur la période — les dates exactes du planning, jamais une moyenne de 4,33 semaines —, applique le prix du contrat, déduit les séances annulées et émet la facture : numéro, mentions obligatoires, TVA, échéance. Les relances partent seules. Un avoir corrige une facture émise ; les factures sont figées et conservées dix ans, conformément aux obligations comptables, et l'export comptable se fait en un clic. Le format est compatible avec la facturation électronique.

Pour aller plus loin : Automatiser la facturation mensuelle de son coworking.

Le gérant connecte son compte Stripe. Les indépendants paient leurs factures ou leurs réservations par carte ; l'argent va directement sur le compte du gérant. esthéJob ne touche pas aux fonds et ne prélève aucune commission : seuls les frais Stripe standards s'appliquent. Le paiement sur place ou par virement reste possible, facture par facture. L'abonnement au logiciel est à 49 € HT par mois, détaillé sur la page des tarifs.

Un gérant qui accueille des indépendants doit pouvoir montrer qu'ils sont assurés et en règle. Chaque indépendant dépose ses documents depuis son portail — responsabilité civile professionnelle, extrait Kbis ou SIRENE, attestation de vigilance URSSAF, diplôme — et le logiciel prévient les deux parties avant l'expiration. Les documents restent privés, accessibles au gérant et à l'indépendant seulement.

Pour aller plus loin : Collecter et suivre RC Pro, Kbis et attestation URSSAF.

Chaque établissement a une page publique de réservation : ses espaces, leurs photos, leurs tarifs et leurs disponibilités en direct. Un indépendant demande un créneau ; le gérant accepte en un clic ; le contrat et la facture suivent. Cette page est reliée à la fiche de l'établissement dans l'annuaire esthéJob des coworkings beauté et bien-être : le bouton « Booker votre créneau » y remplace la demande de disponibilités, et les visiteurs de l'annuaire deviennent des réservations.

Pour aller plus loin : Agenda public : recevoir des demandes de créneaux.

Un lien personnel suffit : l'indépendant y voit ses créneaux à venir, son contrat, ses documents et leur date d'expiration, ses factures et leur paiement. Moins de messages échangés, moins de questions « c'est quand mon prochain créneau ? », et un gérant qui ne joue plus les secrétaires.

• Les espaces s'appellent cabine, fauteuil, table de manucure, cabinet, salon fermé : les réglages (point d'eau, bac, lumière, table) sont ceux de ces métiers.
• Les durées sont celles de la beauté : la demi-journée et le créneau de deux heures existent, pas seulement le mois.
• Les justificatifs demandés sont ceux qu'exige le secteur : diplôme, RC Pro, attestation URSSAF.
• La facture suit la pratique du secteur : redevance de mise à disposition, séances réelles, TVA au taux normal.
• La vitrine est reliée au seul annuaire français dédié au coworking beauté et bien-être.