Les mots du gérant de coworking beauté et bien-être

Un lieu qui met à disposition d'indépendants de la beauté et du bien-être des espaces de travail équipés — cabines, fauteuils de coiffure, tables de manucure, cabinets — à l'heure, à la journée ou au mois. L'indépendant garde sa clientèle et sa facturation ; le gérant loue l'espace et les services communs.

Pour aller plus loin : Ouvrir un coworking beauté.

Les quatre familles d'espaces. La cabine (soins esthétiques, massage, épilation) est fermée et équipée d'une table ; le fauteuil de coiffure se loue souvent avec le bac ; la table de manucure est un espace ouvert ; le cabinet accueille les praticiens du bien-être (sophrologie, naturopathie, hypnose) et demande surtout du calme.

Le contrat par lequel le gérant met un espace à disposition d'un indépendant contre une redevance, pour des créneaux définis, avec des services (accueil, ménage, matériel). Il se distingue du bail commercial et du contrat de travail ; sa rédaction compte, voir « requalification ».

Pour aller plus loin : Contrat type entre coworking et indépendant.

Ce que l'indépendant paie au gérant pour la mise à disposition. Elle peut être fixe (un montant par mois pour des créneaux réservés), au temps réellement utilisé (à l'heure, à la demi-journée) ou mixte. Elle est soumise à la TVA au taux normal quand le gérant y est assujetti.

Pour aller plus loin : Tarifs des cabines : à l'heure, à la journée, au mois.

La base de la facture mensuelle dans esthéJob Cowork : on compte les créneaux réellement maintenus dans le mois (les dates exactes du planning, annulations déduites), on applique le prix du contrat, on émet la facture. Jamais une moyenne de 4,33 semaines : un mois à cinq mardis se facture cinq mardis.

Pour aller plus loin : Automatiser la facturation mensuelle.

Une récurrence est une réservation qui se répète (« tous les mardis et jeudis, 9 h–18 h ») ; une occurrence est l'une de ses dates. On annule une occurrence sans casser la récurrence, et l'annulation se reflète partout : planning, agenda public, calendrier .ics, facture.

Pour aller plus loin : Les réservations récurrentes.

La part des créneaux ouverts qui sont effectivement loués, sur une période. Un fauteuil ouvert 60 heures par semaine et loué 36 heures est occupé à 60 %. C'est l'indicateur qui dit si l'on doit baisser ses prix, remplir ses jours creux ou ouvrir un espace de plus.

Pour aller plus loin : Calculer le taux d'occupation des cabines.

Le chiffre d'affaires mensuel à partir duquel le coworking couvre toutes ses charges (loyer, énergie, ménage, assurance, logiciel, salaires). Il se compare au taux d'occupation : combien d'heures louées, à quel prix, pour atteindre ce seuil.

Pour aller plus loin : Le seuil de rentabilité.

Les créneaux structurellement moins demandés (souvent lundi, mardi matin, soirées). Les remplir passe par des tarifs différenciés, des formules au mois et la visibilité dans un annuaire que consultent les indépendants.

Pour aller plus loin : Remplir les jours creux.

Le risque qu'un juge décide qu'un contrat de mise à disposition est en réalité autre chose : un bail commercial (si l'indépendant dispose d'un local de façon exclusive et stable) ou un contrat de travail (s'il existe un lien de subordination : horaires imposés, clientèle du gérant, consignes). Le contrat, la liberté réelle de l'indépendant et la facturation à la redevance limitent ce risque ; un avocat tranche les cas particuliers.

Pour aller plus loin : Contrat type entre coworking et indépendant.

L'assurance de responsabilité civile professionnelle de l'indépendant, qui couvre les dommages causés à ses clientes dans l'exercice de son activité. Un gérant la demande avant la première séance et suit sa date d'expiration ; esthéJob Cowork prévient 30 jours puis 7 jours avant.

Pour aller plus loin : Collecter et vérifier RC Pro, Kbis et URSSAF.

Le document qui atteste qu'un indépendant est à jour de ses cotisations sociales. Un donneur d'ordre doit la demander à partir d'un certain montant de prestations ; beaucoup de gérants la demandent systématiquement, avec le Kbis ou l'avis de situation SIRENE, pour montrer que les indépendants accueillis sont en règle.

Pour aller plus loin : Les alertes d'expiration et l'obligation de vigilance.

L'extrait Kbis est la carte d'identité d'une société inscrite au registre du commerce ; l'avis de situation SIRENE joue le même rôle pour une micro-entreprise. L'un ou l'autre prouve que l'indépendant exerce légalement sous un numéro SIRET.

La page de réservation d'un établissement équipé : ses espaces, leurs photos, leurs tarifs, leurs disponibilités en direct. Un indépendant y demande un créneau ; le gérant accepte en un clic. L'annuaire esthéJob y renvoie.

Pour aller plus loin : L'agenda public et les demandes de créneaux.

L'espace personnel de chaque indépendant, ouvert par un lien sans compte à créer : ses créneaux à venir, son contrat, ses documents et leurs dates d'expiration, ses factures et leur paiement. Un indépendant présent dans plusieurs établissements équipés garde un seul profil.

Factur-X est un format de facture hybride : un PDF lisible qui embarque les mêmes données en XML. C'est le format retenu pour la réforme de la facturation électronique entre entreprises en France. esthéJob Cowork émet et archive les factures dans ce format ; une facture émise ne se supprime jamais, elle s'annule par un avoir.

La facture négative qui annule tout ou partie d'une facture déjà émise. On ne corrige pas une facture : on émet un avoir, puis une nouvelle facture s'il y a lieu. La numérotation reste continue.

Le dispositif par lequel l'indépendant paie par carte directement sur le compte Stripe du gérant. L'éditeur du logiciel ne détient jamais les fonds ; seuls les frais de Stripe s'appliquent, aucune commission d'esthéJob.

Pour aller plus loin : Le paiement en ligne.

Le message envoyé à un indépendant dont la facture est en retard. Automatisée, elle part à date fixe sans que le gérant ait à écrire ; le tableau des factures montre ce qui est réglé, en attente ou en retard.

Pour aller plus loin : Relancer les impayés.

Le document qui fixe les règles communes : horaires, propreté, matériel, accueil des clientes, stationnement, bruit. Il complète le contrat et s'accepte à la première réservation.

Pour aller plus loin : Le règlement intérieur d'un coworking beauté.

La première semaine d'un nouvel indépendant : visite, contrat, documents, accès, premières réservations. Bien menée, elle évite la plupart des questions des mois suivants.

Pour aller plus loin : L'arrivée d'un nouvel indépendant.

Le répertoire français des coworkings, instituts et salons qui louent un espace aux indépendants de la beauté et du bien-être : plus de 220 établissements, des pages par ville, par type d'espace et par métier, un observatoire des prix. Les fiches des établissements équipés renvoient à leur agenda public.

Pour aller plus loin : Référencer son coworking dans l'annuaire.

Ce que reçoivent les premiers établissements qui rejoignent esthéJob Cowork : premier mois offert, deuxième à moitié prix, puis l'abonnement normal, sans engagement.