Guides santé et bien-être · Pour les gérants

Gérer un cabinet partagé : planning, factures, réservations en ligne

Gérer un cabinet partagé tient en quatre tâches : un planning sans double réservation, des factures qui suivent les heures réellement louées, le suivi des paiements et des documents des praticiens (attestation de RC Pro notamment), et la prise de réservations. Un tableur et un agenda suffisent pour un cabinet et deux ou trois praticiens ; au-delà, un logiciel dédié fait gagner du temps et évite les erreurs de facturation.

Mis à jour le 22 octobre 2026 · chiffres recalculés chaque heure depuis les fiches de l'annuaire.

Référencer mon lieu Le logiciel esthéJob Cowork

Que demande la gestion d'un cabinet partagé au quotidien ?

Beaucoup de gérants sous-estiment le temps de gestion. Ce temps ne se voit pas dans le loyer, mais il pèse sur la rentabilité du lieu.

Répondre aux demandes de créneaux et tenir le planning à jour.
Gérer les annulations et les changements d'horaires.
Émettre les factures, chaque mois ou à chaque réservation, et les corriger quand une séance a été annulée.
Suivre les paiements et relancer les retards.
Collecter et mettre à jour les documents de chaque praticien.
Faire accepter le règlement intérieur et les conditions du lieu.

Comment tenir un planning sans double réservation ?

Le planning est le cœur du lieu. Il doit montrer tous les cabinets sur une même vue, distinguer les créneaux réguliers (chaque mardi matin, par exemple) des réservations ponctuelles, et permettre d'annuler une seule séance d'une série sans toucher aux autres.

Le piège classique : deux outils qui ne se parlent pas, par exemple un agenda pour les réservations et un tableur pour les factures. Une séance annulée dans l'un reste facturée dans l'autre. Plus vous avez de praticiens, plus il devient utile que le planning soit la source unique, dont découlent les factures.

Calez enfin le planning sur vos horaires d'ouverture réels, cabinet par cabinet si un cabinet a des horaires propres.

Faut-il ouvrir la réservation en ligne, et pour qui ?

La réservation en ligne remplit les créneaux libres sans que vous ayez à répondre au téléphone. Elle peut prendre deux formes : une simple demande, que vous acceptez ou refusez, ou une réservation directe avec paiement.

Pour un lieu qui accueille des professions de santé, la demande est souvent le bon point de départ : elle vous laisse vérifier qui arrive. Vous pouvez réserver le paiement direct aux praticiens que vous connaissez déjà, et exiger les documents avant toute réservation : attestation de RC Pro, obligatoire pour les professionnels de santé libéraux (CSP, L.1142-2), les ostéopathes et les chiropracteurs.

Affichez vos conditions d'annulation avant la réservation, pas après : une condition lue avant de payer est une condition acceptée.

Comment facturer les heures réellement louées ?

Pour un praticien qui vient chaque semaine, facturez au mois les séances qui ont réellement eu lieu dans le mois, plutôt qu'une moyenne. Un mois compte quatre ou cinq mardis : la facture doit le refléter, et une séance annulée ne doit pas y figurer.

Gardez un loyer fixe, à l'heure ou au mois. Une personne non qualifiée ne peut pas recevoir tout ou partie des honoraires d'un professionnel de santé (CSP, L.4113-5) : la facturation au pourcentage des recettes est à éviter.

Pensez à la TVA. Des locaux meublés ou agencés professionnellement sont taxables (BOFiP), alors que la plupart des soignants sont exonérés sur leurs soins (CGI, art. 261-4-1°) et paient donc votre prix TTC. Une facture claire montre le HT, la TVA et le TTC.

Tableur, agenda partagé ou logiciel dédié : que choisir ?

Le tableur et l'agenda partagé sont gratuits et suffisent pour un cabinet loué à deux ou trois praticiens aux créneaux fixes. Leur limite apparaît avec les annulations, les factures mensuelles et les relances : tout se fait à la main, et les erreurs se glissent entre deux fichiers.

Un logiciel dédié se justifie quand le temps passé à gérer coûte plus cher que son abonnement, ou quand vous voulez ouvrir la réservation en ligne. Vérifiez qu'il relie planning et factures, qu'il gère les séances annulées, qu'il suit les documents des praticiens et que les paiements arrivent directement sur votre compte.

Ce que fait esthéJob Cowork

esthéJob Cowork est le logiciel de gestion proposé par esthéJob aux gérants de lieux partagés, pour 49 € HT par mois. Il regroupe le planning des cabinets (créneaux réguliers ou ponctuels, annulation d'une seule séance), les factures mensuelles calculées sur les séances réelles, les avoirs et les relances, le suivi des documents des praticiens avec alerte avant expiration, et un agenda public où les praticiens demandent leurs créneaux en ligne.

Le paiement en ligne est facultatif : quand il est activé, l'argent arrive sur le compte Stripe du gérant, pas chez esthéJob. Indépendamment du logiciel, chaque lieu peut avoir une fiche gratuite dans l'annuaire esthéJob, où les praticiens cherchent un cabinet par ville et par métier.

Questions fréquentes

Les praticiens doivent-ils créer un compte pour réserver ?

Pas pour envoyer une demande de créneau. Un compte leur permet ensuite de retrouver leurs réservations, leurs factures et leurs documents au même endroit, et de payer en ligne quand le gérant l'autorise.

Peut-on facturer un forfait mensuel plutôt qu'à l'heure ?

Oui. Un forfait au mois pour des créneaux fixes est courant et simple pour les deux parties. Prévoyez seulement ce qui se passe pour une séance annulée : déduite, reportée ou due, selon votre convention.

Un logiciel peut-il gérer plusieurs types de cabinets et de prix ?

Oui, c'est même l'un de ses intérêts. Un grand cabinet équipé et un bureau d'entretien n'ont ni la même grille ni la même demande ; le logiciel applique le bon prix à chaque réservation.

Comment savoir si mon lieu est assez rempli ?

Calculez votre taux d'occupation : les heures louées divisées par les heures d'ouverture, cabinet par cabinet. Un tableur le fait avec un peu de rigueur ; un logiciel de gestion l'affiche directement par semaine ou par mois.

Sources

Textes officiels relus le 22 octobre 2026. Ils ne remplacent pas l'avis de l'Ordre ou de l'organisme de la profession.