Guides santé et bien-être · Pour les gérants

Répartir loyer et charges entre praticiens : surface, heures ou forfait ?

Il existe trois clés de répartition du loyer et des charges entre praticiens : la surface, qui convient à ceux qui occupent chacun leur cabinet à temps plein ; les heures réservées, la plus juste quand les cabinets sont partagés ; le forfait par créneau, le plus simple, où le gérant porte le risque des heures vides. Une clé mixte, avec une part fixe et une part variable, combine les avantages des deux. Dans tous les cas, la clé s'écrit dans le contrat et repose sur un montant fixe, jamais sur un pourcentage des honoraires.

Mis à jour le 23 octobre 2026 · chiffres recalculés chaque heure depuis les fiches de l'annuaire.

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Quelles charges faut-il répartir ?

Commencez par la liste complète, sur une année. Une charge oubliée au départ finit toujours payée par une seule personne, souvent celle qui a signé le bail.

Le loyer et les charges locatives refacturées par le bailleur.
L'électricité, le chauffage, l'eau, internet et le téléphone.
Le ménage, le linge et les consommables communs (savon, papier, essuie-mains).
L'assurance des locaux et l'entretien du matériel commun.
L'accueil ou le secrétariat, s'il est partagé.
Les abonnements communs : logiciel de planning, alarme, boîte à clés connectée.

Répartir à la surface : pour qui, et comment ?

La surface convient quand chaque praticien occupe son propre cabinet, tous les jours. On divise les charges par la surface totale pour obtenir un coût au mètre carré. Chacun paie sa surface privée, et les parties communes (salle d'attente, sanitaires, couloir) se partagent à parts égales.

Exemple de calcul : un local de 90 m² coûte 2 700 € par mois, charges comprises, soit 30 € le mètre carré. Il compte trois cabinets de 12, 15 et 18 m², et 45 m² de parties communes. Les cabinets coûtent 360 €, 450 € et 540 € ; les parties communes, 1 350 €, soit 450 € par praticien. Les trois parts s'élèvent à 810 €, 900 € et 990 €.

Cette clé est simple et stable. Elle devient injuste dès qu'un praticien n'occupe son cabinet que deux jours par semaine : il paie pour des heures où personne n'y entre.

Répartir aux heures : la clé du temps partagé

Quand plusieurs praticiens se succèdent dans les mêmes cabinets, la clé la plus juste est le nombre d'heures réservées. On divise les charges du mois par le total des heures réservées, puis chacun paie ses heures.

Exemple de calcul : avec les mêmes 2 700 € par mois, trois praticiens réservent 60, 90 et 150 heures, soit 300 heures. L'heure revient à 9 €. Les parts s'élèvent à 540 €, 810 € et 1 350 €.

Deux règles évitent les disputes. Comptez les heures réservées, pas les heures où le praticien était présent : un créneau bloqué est un créneau que personne d'autre n'a pu prendre. Et décidez à l'avance ce que deviennent les heures que personne ne réserve : elles sont réparties entre tous ou restent à la charge du titulaire du bail.

Le forfait : simple et prévisible

Le gérant ou le titulaire du bail fixe un prix par créneau : à l'heure, à la demi-journée, à la journée ou au mois. Le praticien sait exactement ce qu'il paiera, et n'a pas à suivre les factures d'électricité.

C'est le modèle des coworkings santé et des cabinets loués à des praticiens extérieurs. En contrepartie, le gérant porte seul le risque : si les cabinets restent vides, il paie la différence. Le prix doit donc couvrir les charges à un taux d'occupation réaliste, pas à un remplissage complet.

Pour vous situer, au 23 octobre 2026, les cabinets de l'annuaire esthéJob se louent de 6 € à 25 € de l'heure (médiane 15 €) à l'heure et de 70 € à 690 € par mois (médiane 140 €) au mois.

Mélanger part fixe et part variable

Une clé mixte répartit une partie des charges à parts égales (ce qui existe même quand personne ne consulte : loyer, assurance, abonnements) et le reste selon les heures (ménage, énergie, consommables).

Exemple de calcul : sur 2 700 €, la moitié est fixe, soit 450 € par praticien. L'autre moitié, 1 350 €, se répartit sur 300 heures réservées, soit 4,50 € de l'heure. Les praticiens qui réservent 60, 90 et 150 heures paient 720 €, 855 € et 1 125 €. L'écart entre eux est plus faible qu'avec les heures seules, ce qui protège celui qui vient peu sans faire payer à tous les heures des autres.

Quelles règles respecter ?

Restez sur des montants fixes ou calculés sur l'occupation, jamais sur les recettes. La loi interdit à une personne non qualifiée de recevoir tout ou partie des honoraires d'un professionnel de santé (Code de la santé publique, L.4113-5). Une clé « au pourcentage du chiffre d'affaires » est à proscrire.

Écrivez la clé dans le contrat. Les médecins, les chirurgiens-dentistes et les sages-femmes communiquent à leur conseil de l'Ordre, dans le mois, les contrats qui leur assurent l'usage du local (L.4113-9) ; les kinésithérapeutes, les infirmiers (R.4312-73) et les pédicures-podologues ont la même obligation de transmission. Une clé claire évite les questions.

Pensez à la TVA. Si vous refacturez un local meublé ou agencé, la refacturation peut y être soumise (BOFiP), et la plupart des soignants ne récupèrent pas la TVA (CGI, art. 261-4-1°). Faites valider le montage par un expert-comptable.

Les déchets de soins ne se mutualisent pas tout à fait : chaque professionnel qui les produit en reste responsable jusqu'à leur élimination (CSP, R.1335-1 et R.1335-2), même si le contrat de collecte est commun.

Comment éviter les désaccords dans la durée ?

Montrez le calcul chaque mois : le total des charges, la clé, la part de chacun. Faites une régularisation une fois par an, quand les factures réelles d'énergie sont connues. Fixez à l'avance la règle des congés et des absences longues.

Avec plus de trois praticiens ou des créneaux qui changent, le tableur devient fragile. Le logiciel esthéJob Cowork (49 € HT par mois) tient le planning des cabinets et émet les factures sur les séances réellement réservées, avec relances et prélèvement automatique ; il ne gère aucune donnée de patient.

Questions fréquentes

Un praticien en congé doit-il payer sa part ?

Avec une clé à la surface ou au forfait mensuel, oui : son cabinet lui reste réservé. Avec une clé aux heures, il ne paie pas les heures qu'il libère à temps pour qu'un autre les prenne. Écrivez le délai de prévenance dans le contrat.

Faut-il faire payer la salle d'attente ?

Elle fait partie des charges, donc oui, mais dans la part commune, répartie à parts égales ou selon les heures. La facturer à part, au passage de chaque patient, compliquerait tout sans rien rendre plus juste.

Comment faire quand un praticien part en cours d'année ?

Il paie jusqu'à la fin de son préavis. Ensuite, sa part revient aux autres ou au titulaire du bail tant qu'un remplaçant n'est pas trouvé : décidez-le dans le contrat, avant que la question se pose.

Un cabinet mieux équipé doit-il coûter plus cher ?

Oui, c'est justifié. Ajoutez au calcul l'amortissement du matériel propre à ce cabinet (table électrique, plateau technique) et répartissez-le entre ceux qui l'utilisent.

Sources

Textes officiels relus le 22 octobre 2026. Ils ne remplacent pas l'avis de l'Ordre ou de l'organisme de la profession.